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Akkreditierung für den EU-Ratsvorsitz

Die Staatskanzlei organisiert in Zusammenarbeit mit CWT Finland die Akkreditierung von Medien und Tagungsgästen während des EU-Ratsvorsitzes. CWT Finland speichert hierzu personenbezogene Daten der Tagungsteilnehmerinnen und -teilnehmer sowie Medienvertreterinnen und -vertreter im Anmeldesystem Lyyti solange, wie dies für die Erbringung von Dienstleistungen und die Einhaltung gesetzlicher Auflagen, etwa im Bereich der Finanzberichterstattung, nötig ist.

Das Personal der Staatskanzlei kann auf Namens- und Datumsinformationen aus Lyyti zugreifen und diese für seine eigene Arbeit nutzen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung – CWT Finland

Die Namen und Emailadressen werden von Lyyti an das Presidency Portal for Informal Events im Generalsekretariat des Rates weitergeleitet. Tagungsteilnehmerinnen und -teilnehmer können sich in das Portal einloggen, sobald sie sich für die jeweilige Tagung akkreditiert haben.

Die Daten werden von Lyyti an die Staatskanzlei weitergeleitet, wo die Zugangsberechtigungen für die Tagungen in Finnland behandelt und ausgestellt werden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Staatskanzlei unterliegt rechtlichen Verpflichtungen, die eine Verarbeitung dieser Daten verlangen.

Gespeicherte Daten

Im Zuge der Akkreditierung werden in Lyyti folgende Daten gespeichert: Name, Staatsbürgerschaft, Geburtsdatum und -ort, Telefonnummer, zu vertretender Staat bzw. Organisation, Foto, Kopie des Lichtbildausweises sowie Informationen betreffend eventuelle Sondermahlzeiten. Medienvertreterinnen und -vertreter werden zusätzlich um Bekanntgabe des von ihnen vertretenen Mediums (Arbeitgeber) ersucht.

Weitergabe von Daten

Im Zuge der Akkreditierung wird eine personenbezogene Sicherheitsüberprüfung durchgeführt. Die Führung des entsprechenden Registers obliegt der finnischen Sicherheitspolizei Supo. Die Staatskanzlei übermittelt Supo für die Sicherheitsüberprüfung die personenbezogenen Daten jener Personen, die ihr Einverständnis zur Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung gegeben haben.

Weitere Informationen zur Sicherheitsüberprüfung

Die Staatskanzlei gibt Daten ausschließlich innerhalb des EU- und EWR-Raums weiter.

Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten bleiben solange gespeichert, wie die Staatskanzlei sie für die Umsetzung ihrer vertraglichen Verpflichtungen und Erbringung von Dienstleistungen, die Beantwortung von Anfragen bezüglich Veranstaltungen sowie die Einhaltung gesetzlicher Auflagen benötigt. Derartige gesetzliche Auflagen betreffen etwa die Finanzberichterstattung.

Veranstaltungen

Für Veranstaltungen des EU-Ratsvorsitzes in Finnland gilt die allgemeine Datenschutzverordnung. Zusätzlich veranstaltet der Rat 15 Sitzungen von Arbeitsgruppen in Finnland, in denen die Richtlinie über den Datenschutz in den EU-Institutionen gilt.

Für die Veranstaltungen des EU-Ratsvorsitzes sind entweder die Staatskanzlei gemeinsam mit Dienstleistungsanbietern verantwortlich oder die anderen Ministerien und Behörden. Diese Datenschutzerklärung betrifft die von der Staatskanzlei organisierten Veranstaltungen. Die Ministerien und Behörden sind für die Datenschutzerklärungen ihrer Veranstaltungen selbst verantwortlich.

Die Veranstaltungsorganisation erfordert das Sammeln von Personendaten bei der Anmeldung. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und ist damit eine gesetzliche Pflicht der Staatskanzlei.

Auf den Veranstaltungen können Fotoaufnahmen gemacht werden, die für die Kommunikation der Veranstaltung verwendet werden können. Fotoaufnahmen werden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeitet. Dies bedeutet, dass die Behandlung für die Ausübung einer gemeinnützlichen Handlung nötig ist. 

Auf den Veranstaltungen können so genannte Familienfotos gemacht werden. Sollte ein Veranstaltungsteilnehmer oder eine Veranstaltungsteilnehmerin nicht am Familienfoto teilnehmen wollen, so hat er oder sie dies spätestens bei der Aufnahme des Fotos mitzuteilen.

Von Veranstaltungsteilnehmerinnen und -teilnehmern können Fotoaufnahmen zur Feststellung der Identität sowie zur Gewährleistung der Sicherheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer gemacht werden.

Auf den Veranstaltungen können Live-Videoaufzeichnungen gemacht werden.

In Finnland gilt das Öffentlichkeitsgesetz, laut dem jeder und jede Zugang zu öffentliche Dokumente von Behörden hat. Dokumente der Behörden sind öffentlich, sofern nicht anders ausgewiesen.

Veranstaltungsteilnehmerinnen und -teilnehmer haben zu jeder Zeit das Recht, ihre eigenen Daten zu überprüfen sowie die Berichtigung, Löschung oder Beschränkung der Verarbeitung ihrer Daten zu verlangen. Wenn notwendig, besteht auch das Recht eine entsprechende Beschwerde bzw. Klage beim Datenschutzbeauftragten einzureichen.

Weitere Informationen zu den Benutzerrechten betreffend die Prüfung von Personendaten in der Staatskanzlei (auf Englisch)

Trackingtools und Cookies

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Datenschutz und Cookies

Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter Tomi Lindholm
Staatskanzlei, Verwaltungsabteilung
tietosuojavastaava(at)vnk.fi

Registerführung
Valtioneuvoston kanslia, PL 23
00023 Valtioneuvosto
Registratur: kirjaamo(at)vnk.fi, Tel.: +358 295 160 334

Der Datenschutzbeauftragte wacht über die Einhaltung des Datenschutzgesetzes in Finnland.
Weitere Informationen zu Datenschutzrechten: tietosuoja.fi (auf Englisch)