Solutions durables pour l'organisation des réunions 

Le nombre de réunions organisées en Finlande sera limité et toutes les réunions auront lieu à Helsinki. La Finlande ne distribuera pas de cadeaux et d'accessoires traditionnellement offerts par la présidence. Le budget assigné à cette fin sera utilisé pour compenser les voyages en avion des participants. Les transports en commun permettent de rejoindre aisément le lieu des réunions, Palais Finlandia. Le matériel produit uniquement pour la présidence sera limité au strict minimum, et les supports numériques ainsi que les applications basées sur l'économie circulaire seront privilégiés.

La Finlande souhaite attirer l'attention sur l'impact climatique des réunions, les solutions durables et l'économie circulaire, et ainsi minimiser l'empreinte écologique de sa présidence. La Finlande veut aussi moderniser les modes de fonctionnement liés à l'organisation des réunions au niveau de l'UE.

Sur le lieu des réunions, les écrans d'information et les autres supports numériques seront privilégiés dès que possible par rapport aux banderoles, posters ou tableaux d'affichage traditionnels. La Finlande ne se procurera pas de meubles qui seraient utilisés uniquement durant la présidence. Les repas servis sont majoritairement végétariens, préparés avec les produits issus de l'agriculture biologique locale. L'eau du robinet remplace l'eau en bouteille.

La Finlande a systématiquement souligné le potentiel des vidéoconférences en tant qu'outil pour développer les modes de fonctionnement du Conseil de l'UE. Les réunions préparatoires sont organisées de plus en plus souvent par des moyens de téléconférence.

Le nombre de voyages sera moins important par rapport à la présidence finlandaise précédente grâce à la centralisation des réunions à Helsinki. En 2006, les réunions ont été organisées dans 21 localités différentes.

La Finlande veut agir selon les principes du développement durable. L'empreinte écologique engendrée par les processus de fabrication des cadeaux matériels et des accessoires est significative. De plus, ces objets ne servent souvent plus après la présidence concernée. Le budget prévu pour les cadeaux sera utilisé pour compenser les émissions carbones provoquées par les voyages en avion des participants qui assistent aux réunions en Finlande ou à Bruxelles.

La Finlande veut attirer l'attention sur l'impact climatique des réunions et entend respecter les principes du développement durable dans toute l'organisation de sa présidence. 

La Finlande compensera les émissions provenant des vols aux réunions organisées par la présidence finlandaise. La compensation sera effectuée en pratique par le financement de projets qui visent à réduire les émissions de carbone.

Durant la présidence finlandaise du Conseil de l'Union européenne, la Finlande accueillera environ 130 réunions et événements différents. La plupart de ces réunions et événements concernent les fonctionnaires, et nous les invitons à utiliser les transports publics. Le lieu des réunions a été sélectionné pour sa facilité d'accès.

S'agissant des ministres, les contraintes d'horaires et de sécurité permettent rarement l'utilisation des transports publics. Nous organisons ce type de transports uniquement pour les réunions ministérielles. Concernant les réunions des groupes de travail et des experts, ainsi que les autres événements, nous encourageons l'utilisation des transports en commun.

En général, les États membres ne disposent pas d'avance des moyens de transport nécessaires pour les réunions ministérielles organisées durant une présidence du Conseil de l'UE. C'est pourquoi toutes les présidences de ces dernières années ont conclu des accords de partenariat avec des entreprises privées.