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Accréditation durant la présidence finlandaise

Le secrétariat général du gouvernement et la société CWT Finland assurent ensemble l'accréditation des délégués et des représentants des médias pendant la présidence. CWT Finland conserve des données à caractère personnel des délégués et des représentants des médias dans le système d'inscription (le système "Lyyti") pendant la durée nécessaire pour pouvoir offrir le service susmentionné et se conformer aux obligations légales, y compris le respect des lois régissant la communication d’informations financières.

Le personnel du secrétariat général du gouvernement traite les données collectées dans le système Lyyti (noms et dates) uniquement à des fins strictement professionnelles.

En savoir plus sur le traitement des données à caractère personnel – CWT Finland

Les noms et les adresses électroniques des délégués sont transférés du système Lyyti au portail de la présidence (Presidency Portal for Informal Events) géré par le secrétariat général du Conseil. Les délégués pourront s'y connecter après avoir été accrédités pour leur réunion.

Les données des délégués et des représentants des médias seront transférées du système Lyyti à celui du secrétariat général du gouvernement afin de traiter les demandes d'accès et d'octroyer les badges pour les réunions organisées en Finlande.

Tout traitement des données à caractère personnel s'effectue conformément à l'article 6, paragraphe 1, point c du règlement général sur la protection des données. Le traitement de ces données est nécessaire pour se conformer aux obligations légales applicables au secrétariat général du gouvernement.

Données collectées

Les données personnelles suivantes sont collectées dans le système Lyyti dans le cadre de l'accréditation: nom et prénom(s), nationalité, date et lieu de naissance, numéro de téléphone, pays ou l'organisation représenté, photo, photocopie de la carte d'identité, ainsi que, le cas échéant, des informations sur le régime alimentaire. Les représentants des médias sont également priés de fournir les informations sur le média concerné (l'employeur).

Partage des données collectées

L'accréditation des médias implique une habilitation de sécurité personnelle. Le service finlandais du renseignement est le principal responsable du traitement des données collectées lors de l'habilitation de sécurité. Le secrétariat général du gouvernement communique aux services finlandais du renseignement les données à caractère personnel des personnes ayant donné leur consentement pour cette procédure.

En savoir plus sur l'habilitation de sécurité personnelle

Le secrétariat général du gouvernement ne transfère pas les informations collectées en dehors de l’UE/EEE.

Durée de conservation des données

Les données personnelles collectées sont conservées dans le système pendant toute la durée nécessaire pour permettre au secrétariat général du gouvernement d'exécuter les accords conclus, de fournir les services susmentionnés, de répondre aux demandes de renseignement liées aux événements et de se conformer aux obligations légales et aux exigences règlementaires, comme par exemple les lois régissant la communication d'informations financières.

Réunions

Le règlement général sur la protection des données s'appliquera à toutes les réunions informelles organisées durant la présidence finlandaise du Conseil de l'UE.  Ce règlement s'appliquera également aux 15 réunions de groupes de travail organisées par le Conseil.

L'organisation des réunions durant la présidence est confiée au Secrétariat général du gouvernement et à ses fournisseurs de service, ou à d'autres ministères ou agences gouvernementales.  La présente politique de protection des données s'applique aux réunions organisées par le Secrétariat général du gouvernement.  Les ministères et agences gouvernementales sont responsables de la protection des données concernant les événements qu'ils organisent.

Pour des raisons d'organisation, des données personnelles sont collectées lors de l'enregistrement.  Le Secrétariat général du gouvernement traite ces données personnelles conformément à ses obligations légales établies par l'article 6, paragraphe 1, point c) du règlement sur la protection des données.

Les photographies sont autorisées lors des événements, et ces images peuvent être utilisées à des fins de communication en lien avec les réunions.  Ces photographies seront utilisées conformément à l'article 6, paragraphe 1 point e) du règlement sur la protection des données. Le traitement de données est donc nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.  

Lors des réunions, des photos dites "de famille" peuvent être prises.  Si un participant souhaite ne pas apparaître sur une photo de famille, il doit en avertir les organisateurs au plus tard lors de la prise de vue.

Les participants peuvent être pris en photo afin de vérifier leur identité et de garantir la sécurité des autres participants. 

Les réunions peuvent être diffusées en temps réel. 

Conformément à la loi finlandaise sur la transparence des activités gouvernementales, chacun a le droit d'accéder aux documents publics. Conformément à cette même loi, un document officiel est un document public, sauf disposition contraire.

Les participants disposent d'un droit d'accès, de rectification et d'effacement de leurs données personnelles, et peuvent également demander à y restreindre l'accès. Les participants peuvent formuler un recours ou déposer une plainte concernant le traitement de leurs données personnelles auprès du contrôleur national de la protection des données.

Plus d'informations concernant les droits des utilisateurs et l'accès aux données personnelles auprès du Secrétariat général du gouvernement (en anglais)

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Délégué à la protection des données

Délégué à la protection des données Tomi Lindholm
Secrétariat général du gouvernement, département de l'administration
tietosuojavastaava(at)vnk.fi

Responsable du traitement
Secrétariat général du gouvernement, PL 23
FI-00023 Gouvernement
Contact: kirjaamo(at)vnk.fi et tél. +358 295 160 334

Le contrôleur national de la protection des données s'assure de la conformité des actes par rapport à la législation finlandaise sur la protection des données.
Plus d'informations sur: tietosuoja.fi